Automatizace advokátní kanceláře: Jednodušší administrativa a ušetřený čas

Každý majitel malé nebo střední firmy zná ten pocit, když mu administrativní agenda začne přerůstat přes hlavu. Reporty, kontrola výkazů, ruční úpravy tabulek a dohledávání chyb – to vše ubírá čas, který by se dal věnovat růstu byznysu nebo péči o zákazníky.

Zvlášť v oborech, jako je právo, kde je důraz na detail a přesnost, mohou tyto procesy být nejen časově náročné, ale i stresující. Mnoho firem se proto uchyluje k různým „krabicovým“ řešením, která často nesplňují specifické potřeby. Výsledek? Vše se nakonec vrací do Excelu – dočasné řešení, které ale s rostoucí agendou rychle naráží na své limity.

Advokátní kancelář Nováková + Partners je dlouhodobě na špici v oblasti práva a daní a několikrát po sobě získala ocenění Právnická firma roku v kategorii daňové právo jakožto velmi doporučovaná kancelář. Přesto se jejich tým potýkal s výzvami spojenými s administrativou a řízením výkazů práce. Používání krabicových systémů bylo vždy otázkou kompromisů, které nakonec vedly k návratu k Excelu. Jak ale potvrdil pan Radan Tesař, vedení agendy v Excelu má své limity – a právě to se rozhodl změnit.

Konec každého měsíce znamenal pro tým zdlouhavé kontroly výkazů a další administrativní úkoly, které jim braly čas i energii. Tento čas a energii by mohli věnovat svým klientům nebo užitečnějším a ne tak nudným věcem. Ve firmě proto hledali systém, který by jim od těchto činností ulevil a který by se zároveň přizpůsobil jejich potřebám – nikoliv naopak. Proto se Radan Tesař obrátil na DigiApp.

Spolupráci jsme odstartovali auditem procesů a vytvořením digitální strategie. Cílem bylo nejen zmapovat současnou situaci, ale také definovat, kde chce firma být za 3 – 5 let. Po testování několika možností se klient rozhodl pro Tabidoo, platformu schopnou plně se přizpůsobit jejich požadavkům.

V Tabidoo vznikl systém, který našemu klientovi zjednodušoval nejen řízení obchodu a akvizic díky CRM, ale také řízení zakázek, což obnáší nejčastěji vykazování času a nákladů spojených s jednotlivými úkoly.

Cílem tohoto systému bylo mimo jiné vytvořit jedno „místo pravdy“ pro všechny informace o případech a kauzách. Díky tomu tým Nováková + Partners šetří čas a předchází chaosu ve firmě. Zaměstnanci ví, kde co mají hledat, informace a data jsou uložena na jednom místě a nejsou tak závislá na lidech a jejich přítomnosti v práci, což usnadňuje práci v případě odchodu člena týmu z firmy nebo během jeho dovolené.

Advokáti a podnikatelé v podobných oborech se často bojí o bezpečnost svých dat. V tomto případě ale naši klienti strach mít nemuseli. Systém totiž neeviduje žádné citlivé informace. Jde spíše o interní ekonomický systém, kde se ukládají data o samotných advokátech a koncipientech, nikoli o jejich klientech.

Díky novému systému na míru teď tým Nováková + Partners už netráví spoustu hodin měsíčně nudnými administrativními činnostmi, ale můžou se věnovat tomu, co jim vydělává peníze. Automatizace procesů také umožnila zavádění dalších funkcí, například archivace e-mailů nebo stahování nálezů soudů. Systém neustále ladíme a rozšiřujeme, což dává kanceláři flexibilitu a díky tomu i možnost růst a inovovat podle svých potřeb.

Pokud i vás trápí limity současných systémů, možná je čas na změnu. V DigiApp jsme připraveni vám vytvořit řešení, které se přizpůsobí vašim potřebám a ne naopak.