Inspirace pro podnikatele: Jak má vypadat digitalizace účetní firmy?

Vaše podnikání roste, přibývají zakázky, vyděláváte peníze… ale taky se komplikují procesy, ubývají vám kapacity a všechno se tak nějak ztěžuje. Nevíte, kde vám hlava stojí, neopouští vás pocit, že jste na něco zapomněli, a váš kalendář je plný k prasknutí.

Přesně v této situaci byla Petra Ungrová – zkušená účetní, která se specializuje na zpracování účetnictví. S podporou jednoho až dvou spolupracovníků vede Petra zavedenou firmu Accurata s.r.o., která nabízí kvalitní účetní služby a díky tomu má stabilní přísun zakázek.

Jak firmě Accurata pomohla digitalizace ven z této situace? Jaké konkrétní řešení jsme zvolili a jak jsme postupovali? Který proces dělal Petře největší vrásky? A proč je skvělou inspirací pro ostatní podnikatele? Nejen to se dočtete v této případové studii.

Petra používala účetní software Pohoda, hostovaný v cloudu u iPodniku. Pro vytěžování dokladů zvolila nástroj Digitoo a pro komunikaci a úkoly Office 365. Má za sebou školení v Digiskills na Office, Power Automate a další technologie a absolvovala Digital Leadership Masterclass u Filipa Dřímalky.

Přesto (nebo spíš právě proto) se Petra ocitla v situaci, kdy její podnikání rostlo tak, že už nestačila držet krok s novými poptávkami, stále složitější administrativou nebo procesy. Potřebovala najít způsob, jak by mohla jednodušeji řídit zakázky, optimalizovat workflow a připravit firmu na škálování bez ztráty kontroly.

I přesto, že firma neměla žádné marketingové aktivity, Petry pracovní kalendář praskal ve švech a poptávek přibývalo. Situace se začala pomalu ale jistě vymykat kontrole. Petra věděla, že potřebuje:

Petra už měla z praxe i školení zkušenosti s automatizací. Potřebovala ale získat nadhled a expertní pohled na problém, kterému čelila. Společně jsme tedy začali vymýšlet strategický plán a dávat dohromady jasné kroky k jeho realizaci.

Jako první krok v rámci spolupráce jsme naplánovali detailní konzultační workshop. Během několika hodin jsme pomocí procesních map rozkreslili celý její byznys a rozebrali ho do posledního procesu a té nejmenší aktivity. Cílem bylo identifikovat „slabá místa“, duplicity v procesech a oblasti, kde bychom mohli Petře ušetřit čas automatizací.

V rámci workshopu jsme zjistili, že nejdůležitější bod a nejpalčivější problém celé firmy je řízení zakázek. Tento proces získal největší prioritu v dalším plánování. Petra potřebovala systém, ve kterém by nejen spravovala klienty a služby, ale zároveň by v něm jasně viděla, co je hotové, kde chybí podklady a jaké úkoly ji čekají. Systém musel být flexibilní, jednoduchý, cenově dostupný a snadno přizpůsobitelný jejím potřebám a růstu podnikání.

Společně jsme testovali několik řešení; od specializovaných nástrojů na projektové řízení, jako je Freelo, až po low-code/no-code platformy.

Petra se nakonec rozhodla pro Tabidoo – českou low-code platformu, která splnila požadavky na flexibilitu a cenovou dostupnost. Právě Tabidoo je nejčastější volbou našich klientů díky těmto zmíněným výhodám. Další výhody jsou třeba:

Na základě výběru, mapování procesů a dalších informací o firmě Accurata jsme pro Petru vytvořili v Tabidoo aplikaci na míru. Postupně ji ladíme tak, aby přesně odpovídala jejím aktuálním potřebám, zavádíme nové funkce na základě jejích i našich nápadu atd.

S novým, přehledným systémem pro řízení zakázek a klientské agendy nyní firma:

Petra díky tomu:

Ze spolupráce s firmou Accurata máme obrovskou radost. Načerpali jsme tu totiž (mimo jiné) také inspiraci. Petra je skvělý příklad účetní profesionálky, která rozumí významu digitalizace a automatizace. Narozdíl od mnoha účetních kanceláří, které stále spoléhají na ruční zpracování dat, se Petra rozhodla přijmout výhody moderních technologií, naplno je využít a přizpůsobit tak svou firmu růstu i jejím vlastním potřebám.

Touto případovou studií bychom chtěli ukázat podnikatelům, že správně nastavené firemní procesy, využití digitálních nástrojů i otevřený mindset je investice, která se vyplácí. Díky ní a tomu, co vám přinese, se můžete soustředit na to nejdůležitější – na kvalitní práci pro své klienty a svůj osobní život.