Digitalizace – když jde o každou minutu

Platí vás v práci za hodinu? Stomatologové takový luxus nemají. Každá minuta se počítá a když v tabulce pro výpočet „minutové sazby“ něco spletete, můžete celé ordinaci pořádně zahýbat s rentabilitou. (Nemluvě o tom, že přepisování dat z tabulky do tabulky bere spoustu času.) S tímto problémem se potýkala firma DentalCare.

DentalCare vytváří cenové kalkulace pro privátní stomatologické praxe, které se řídí „minutovou sazbou“ a výpočet cen lékařských výkonů je kvůli státním regulacím často oříšek. Jejich služba funguje tak, že si posbírají data od klienta (stomatologa) a zdokumentují, kolik času tráví jednotlivými úkony, v jakém regionu působí, jaká je struktura nákladů a časový fond jednotlivých lékařů (či dentálních hygienistek) atd. Na základě jejich zkušeností a detailní znalosti trhu pomáhají stomatologům zvyšovat jejich „minutovou sazbu“ (v kontextu inflace a dalších makroekonomických faktorů) a zlepšovat tak ekonomiku celé ordinace.

Pokud chtěl zubař využít služeb DentalCare (před jejich intervencí), obdržel složité excelové tabulky, které vyplnil a následně poslal zpět. V DentalCare tabulku zpracovali a data z ní přepsali do několika jiných tabulek. Z nich pak dokázali vypočítat výslednou „minutovou sazbu“. Tato metoda obnášela spoustu rutinní práce a ručního přepisování a kopírování. To samozřejmě zvyšovalo pravděpodobnost chybovosti či různých datových duplicit a vyžadovalo pečlivou kontrolu. Zpracování jedné objednávky tímto způsobem zabralo týmu Dental Care asi 3 dny.

Během druhé schůzky jsme dali dohromady zadání a jeho části:

Toto zadání vzniklo na základě digitální strategie, k němuž klient připojil své požadavky a společně jsme konzultovali, jak by měl systém fungovat. Tomáš totiž technologiím rozuměl a měl tak poměrně jasný přehled o tom, co od systému chce i jak by se daly některé věci udělat, jen nevěděl přesně, jak to sám provést.

Tomáš měl už předtím vytvořený jednoduchý systém Tabidoo, kterým jsme se inspirovali, ale abychom ušetřili čas, vytvořili jsme nový systém od začátku. Zde jsme začali s přidáváním a testováním funkcí. Pomocí dalšího nástroje Make jsme přidávali veškeré automatizace. Ale jak už to tak většinou bývá, nešlo všechno hladce.

Další problém totiž byl, že používání reporting modulu nebylo přívětivé jak pro klienta, tak pro nás. Klient v něm nemohl měnit texty, obrázky, formátování atd., protože na to byla navázána naše další práce. Sebemenší úprava (třeba datumu) by tak klidně mohla rozbít a znefunkčnit aplikaci. Tomáš by nás musel kvůli každé maličkosti kontaktovat, což je samozřejmě nežádoucí a všem to přidělává práci.

Tuto vlastnost reporting systému jsme vyřešili tak, že jsme reporting přesunuli do Google dokumentů. Udělali jsme pilotní test, kde jsme během pár hodin vytvořili základní report, ve kterém jsme si s klientem ověřili, že to takhle dává smysl. Ani Google dokumenty nebyly bez chyby a řešili jsme tam drobné problémy, které jsme zase nemuseli řešit v Tabidoo, ale pomocí drobné úpravy aplikace jsme problémy vyřešili a nyní může klient plnohodnotně používat a hlavně upravovat reporty.

Když byl projekt hotový, odevzdali jsme DentalCare všechny materiály a nahráli jsme jim video s prohlídkou řešení a popisem funkčnosti, jako to děláme vždy, když klientovi odevzdáváme hotovou práci. Společně jsme pak udělali revizi, kde jsme službu doladili.

Co se v DentalCare změnilo a jak teď vypadá jejich služba?

S DentalCare nyní spolupracujeme na rozvoji a ladění aplikace.