Jak jsme v Czechitas zkrotili CRM systém

Vaše organizace roste, pomáháte tisícům lidí, měníte životy… ale uvnitř se nenápadně hromadí tichý nepřítel – administrativní dluh. Procesy se komplikují, kapacity ubývají a vy trávíte hodiny manuálním přepisováním dat místo toho, abyste se věnovali rozvoji.

Přesně v této situaci byla nezisková organizace Czechitas. I když učí ženy digitální dovednosti a AI, jejich vlastní vnitřní systém začal s rostoucím počtem partnerů drhnout. Tabidoo, které používali, se postupně stalo spíše digitálním archivem než pomocníkem, který by práci ulehčoval.

Jak Czechitas pomohla automatizace ven z této situace? Jaké konkrétní řešení jsme ve spolupráci s Digi App zvolili a proč je tento příběh skvělou inspirací pro každou rostoucí firmu? To se dočtete v této případové studii.

Czechitas dlouhodobě využívá nástroj Tabidoo pro řízení obchodních aktivit a evidenci dealů. S rostoucím objemem spoluprací se ale ukázalo, že část procesů je příliš manuální, nepřehledná a náchylná k chybám. Tým trávil hodiny ručním zadáváním údajů, fakturací mimo systém a „lepením“ reportů.

Bylo jasné, že potřebují partnera, který systém přenastaví tak, aby přestal být jen skladištěm dat a začal lidem ve firmě skutečně sloužit.

Společně s partnership týmem jsme identifikovali hlavní úzká místa, která Czechitas brzdila:

Spolupráce nezačala programováním, ale „úklidem“. Formou detailního workshopu jsme rozebrali celý sales workflow – od prvního kontaktu s leadem až po závěrečný reporting.

Na základě těchto zjištění jsme navrhli tři konkrétní vylepšení s největším dopadem, která týmu okamžitě uvolnila ruce.

1. Napojení na registr ARES

Místo ručního vypisování adres dnes stačí v Tabidoo zadat IČO. Systém si data sám vytáhne a dokonce hlídá jejich aktuálnost. Když se například firma SAZKA a.s. přejmenovala na Allwyn, systém Czechitas to díky automatizaci zaznamenal okamžitě bez zásahu člověka.

2. Fakturace na jedno kliknutí

Propojili jsme Tabidoo přímo s účetním systémem Abra Flexi. Jakmile je deal uzavřen, faktura se vygeneruje jedním kliknutím přímo ze systému. Žádné překlepy, žádné kopírování dat.

3. Automatický reporting

Vytvořili jsme reportovací nástroj přímo v modulu Tabidoo. Tým už nemusí nic exportovat ani ručně sčítat – stačí stisknout tlačítko a aktuální přehled partnerství je na světě.

Díky těmto změnám se Tabidoo proměnilo z pasivní tabulky na motor obchodních aktivit:

Příběh Czechitas ukazuje, že i v organizaci, která je digitálně velmi pokročilá, mohou vznikat neefektivní procesy. Klíčem k úspěchu byl otevřený mindset a ochota podívat se na věci z nadhledu.